Quản trị doanh nghiệp theo Nguyên tắc 04: Tiếp cận theo quá trình

Quản trị theo quá trình nhằm mục đích: cắt giảm chi phí, những lãng phí, những bất hợp lý trong quá trình thực hiện của các Bộ phận phòng ban, đảm bảo công việc thực hiện hay sản phẩm dịch vụ tạo ra không chỉ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, mà còn đáp ứng yêu cầu khách hàng, yêu cầu thị trường, yêu cầu của pháp luật, và yêu cầu của các bên liên quan, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp từ đó nâng cao lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

- Doanh nghiệp luôn mong muốn quản trị được Chi phí cơ hội?

- Doanh nghiệp mong muốn quản trị chi phí chìm trong sản xuất kinh doanh?

Việc quản trị theo quá trình giải quyết các vấn đề thực tại của doanh nghiệp!

Phạm vi áp dụng NT4:

Quản trị theo quá trình không chỉ áp dụng đối với quản trị hệ thống, quản trị phòng ban/ bộ phận, quản trị dự án, quản trị nguồn lực (con người, cơ sở vật chất, môi trường……), quản trị sản phẩm và dịch vụ… mà còn ứng dụng trong các công việc xã hội.

Việc quản trị công việc theo Quá trình giúp giải quyết công việc một cách đơn giản, khoa học nhưng bài bản, sử dụng tối ưu nguồn lực trong từng quá trình, hoạt động của doanh nghiệp.

Vậy ưu điểm của quản trị theo quá trình này là gì? Liệu nó có thể giúp doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh ngay lập tức so với các mô hình quản lý truyền thống hay không?

Nguyên tắc tổ chức quản lý theo mô hình truyền thống hay còn gọi cách tiếp cận theo hàng dọc là chuyên môn hóa dựa trên chức năng các phòng ban, bộ phận trong công ty và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực. Trong mô hình này, các trưởng bộ phận kiểm soát nắm rất chắc công việc của phòng, ban mình cũng như các nhân viên hiểu rất sâu về công việc mình đảm trách. Và như vậy chúng ta có thể sử dụng tối ưu các nguồn lực của tổ chức.

Còn nguyên tắc tổ chức mới, đang được áp dụng rộng rãi tại Tây Âu và Bắc Mỹ hay còn gọi là cách tiếp cận theo hàng ngang, là thông qua các quá trình kinh doanh và chú trọng vào giá trị cung cấp cho khách hàng cũng như giảm tới mức thấp nhất thời gian sản xuất. Theo nguyên tắc mới này, mọi hoạt động của công ty đều được xem như các quá trình, trong đó quá trình kinh doanh là chủ đạo, còn các quá trình khác sẽ cung cấp sự lãnh đạo cùng các nguồn lực cần thiết cho quá trình kinh doanh. Đây cũng chính là điểm chung giữa nguyên tắc tổ chức mới và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 thông qua các quá trình và nhắm tới giá trị cao nhất cho khách hàng, hay nói theo ngôn ngữ của ISO là mọi hoạt động trong công ty phải luôn định hướng tới khách hàng. Ở đây có thể xuất hiện câu hỏi, vậy theo nguyên tắc thiết kế tổ chức mới (theo hàng ngang) sẽ không còn chú trọng đến chuyên môn hóa và tối ưu các nguồn lực nữa hay sao? Nếu như vậy có lãng phí các nguồn lực của doanh nghiệp không?

Những ưu điểm của cách tiếp cận theo hàng ngang

Để có thể tiếp cận theo hàng ngang với các tương tác ngang và tương tác chéo giữa các bộ phận nghiệp vụ của các phòng ban, yêu cầu đối với từng vị trí sẽ rất cao. Nhân viên không chỉ phải nắm vững chuyên môn chính mà còn phải hiểu biết về công việc các bộ phận khác cùng tương tác với mình. Nếu như trước đây chủ yếu chỉ bao gồm tương tác dọc chuyển lên cho cấp cao hơn hoặc chuyển xuống dưới, thì nay không những vẫn phải báo cáo, thông tin cho cấp trên trực tiếp mà còn phải tương tác, trực tiếp làm việc với các bộ phận khác. Nếu làm được điều này, có nghĩa là đã rút ngắn được thời gian cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến tay khách hàng. Và trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc rút ngắn thời gian sản xuất hay cung ứng dịch vụ là một lợi thế cạnh tranh rất lớn để thỏa mãn khách hàng. Còn trong hệ thống quản trị doanh nghiệp, cách tiếp cận định hướng tới khách hàng theo quá trình giúp cho việc kiểm soát chất lượng hệ thống được chặt chẽ hơn, đảm bảo tất cả các quá trình đều được giám sát và chịu sự kiểm tra của hệ thống. Điều này hướng đến việc nâng cao chất lượng nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất. Cốt lõi của vấn đề chính là ở đây. 

Điểm yếu ở khâu trao đổi thông tin:

Tuy nguyên tắc tổ chức theo hàng ngang có nhiều ưu điểm nhưng không dễ thực hiện chút nào. Một trong những điểm dễ gãy nhất của mô hình tổ chức này là việc trao đổi thông tin. Hoặc là rất dễ rơi vào tình trạng tất cả thông tin đều được chuyển thẳng lên trên trước khi được chuyển cho các bộ phận liên quan. Như vậy, về bản chất, vẫn chỉ là mô hình theo hàng dọc truyền thống. Chỉ đổi mới ở bên ngoài mà thôi, việc này còn làm tốn thời gian hơn so với mô hình truyền thống căn bản. Hoặc là cấp trưởng bộ phận mất sự kiểm soát khi thông tin không được thông qua và nếu sự việc diễn ra ngoài khả năng của các bộ phận bên dưới thì khi được phát hiện có thể đã quá trễ, chỉ còn cách xử lý sự cố để giảm thiểu hậu quả.

Các việc cần làm:

Để thực hiện được mô hình tổ chức theo quá trình này, việc đầu tiên cần làm:

- Nhân sự phải được đào tạo bài bản về Nguyên tắc này.

- Xây dựng thực tế NT4 dưới sự hướng dẫn của chuyên gia.

- Thực hiện, kiểm tra, cải tiến việc mình làm…vv

VD: Doanh nghiệp xây dựng mục tiêu Kinh doanh như thế nào? Cách lập kế hoạch kinh doanh, căn cứ vào đâu để lập, cách thức triển khai kế hoạch đó như thế nào, làm thế nào để đạt được mục tiêu kinh doanh..vv.

Bạn có lập được kế hoạch Marketing, Kế hoạch Sản xuất….vv khi nắm rõ Nguyên tắc 04 hay không?

TẠI SAO NHIỀU DOANH NGHIỆP HOẠT ĐỘNG NHIỀU NĂM, NHƯNG THÀNH QUẢ VẪN KHÔNG NHƯ MONG ĐỢI? Sự thành công hay thất bại về mặt quản trị: quản trị hệ thống, quản trị quá trình, quản trị nguồn lực, quản trị sản phẩm dịch vụ… đơn giản chỉ là: Làm không có chiến lược, Làm cái gì cũng không có mục tiêu, Không có kế hoạch thực hiện, không có quy trình quy định, không kiểm soát được, Không đo được kết quả mình làm, không cải tiến kịp thời, không kiểm soát được sự thay đổi, sử dụng nguồn lực không hợp lý...

“HÃY QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP THEO NHỮNG NGUYÊN TẮC RÚT RA TỪ THỰC TẾ – THEO CHUẨN MỰC QUỐC TẾ”

Cuối cùng, bất cứ mô hình nào cũng đều cần đến con người, nhất là những mô hình tiên tiến với những yêu cầu rất cao về trình độ chuyên môn và quản lý. Hãy luôn chăm lo công tác Thu hút, tuyển, phân bổ – sắp xếp, đào tạo, dùng, phát triển, nhân bản giá trị đội ngũ nhân sự cho doanh nghiệp - đó chính là mấu chốt của thành công.