ISO 9001 Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng - Tại Sao Doanh Nghiệp Cần Áp Dụng ?

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 được coi là chuẩn mực chất lượng và áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực và quy mô hoạt động của doanh nghiệp.

ISO 9001: 2015 là gì?

Hệ thống ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quản lý chất lượng quốc tế được ứng dụng rộng rãi với mọi doanh nghiệp mà không giới hạn tuổi đời. Theo đó, tiêu chuẩn này đưa ra các chuẩn mực để xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng một cách khoa học với mục đích kiểm soát rủi ro, ngăn ngừa sai lỗi, sản xuất/cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng thỏa mãn khách hàng một cách ổn định.

Doanh nghiệp cần lưu ý, ISO 9001:2015 không phải là tiêu chuẩn dành cho sản phẩm mà được áp dụng để xây dựng cách làm việc khoa học, tạo ra sự nhất quán trong công việc, chuẩn hóa các quy trình hoạt động, loại bỏ được nhiều thủ tục không cần thiết. Nhờ vậy, mỗi tổ chức có thể ngăn ngừa những rủi ro trong quá trình hoạt động, rút ngắn thời gian và giảm chi phí phát sinh do xảy ra những sai lỗi hoặc sai sót trong công việc. Đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý thức mọi cá nhân trong tổ chức được nâng lên rõ rệt.

Sự khác biệt lớn giữa ISO 9001:2015 so với các hệ thống ISO 9001 trước đó là yêu cầu doanh nghiệp phải có “tư duy rủi ro” trong mọi hoạt động và quá trình kinh doanh. Điều này đòi hỏi các tổ chức phải áp dụng các phương pháp, kỹ thuật đánh giá rủi ro để nhận diện ra được các rủi ro tiềm ẩn gây thiệt hại. Để từ đó tăng cường biện pháp kiểm soát, quản lý, ngăn ngừa giúp cho doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa sai sót, thiệt hại và tăng khả năng “thỏa mãn khách hàng”.

Ngày nay cùng với sự hội nhập quốc tế thì thị hiếu tiêu dùng ưa chuộng những mặt hàng có chất lượng cao… Điều đó yêu cầu mỗi doanh nghiệp nên quan tâm đến vấn đề quản lý và cải tiến chất lượng.

Nguyên tắc quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2015

Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng

Đây là nguyên tắc cốt lõi của mô hình quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2015. Trong mọi ngành nghề, nắm được nhu cầu của khách hàng hiện tại và tương lai cũng như quan tâm đến việc gắn kết các mối quan hệ với khách hàng chính là yếu tố thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Bởi họ chính là người đem lại doanh thu chính cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp duy trì và hoạt động

Thế nhưng thực tế, việc giữ và duy trì được khách hàng cũ và thu hút được khách hàng mới luôn là một vấn đề lớn đối với doanh nghiệp, đặc biệt đối với các đơn vị vừa và nhỏ hay công ty khởi nghiệp.

Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo

Sự thành công của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng mang dấu ấn quan trọng của người lãnh đạo. Theo đó, người lãnh đạo là người chịu trách nhiệm đưa ra tầm nhìn, chiến lược và điều phối, giám sát hoạt động và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của tổ chức. Cụ thể, để có thể hoàn thành tốt vai trò của mình, người lãnh đạo cần phải:

• Có năng lực tư duy (bao gồm khả năng nhận thức, tính sáng tạo);
• Khả năng lãnh đạo (bao gồm lãnh đạo nhóm, năng lực trao quyền và phân công cấp dưới, năng lực đàm phán, quản lý xung đột, giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định);
• Thiết lập quan hệ trong doanh nghiệp (bao gồm thông tin truyền thông, xây dựng niềm tin và các mối quan hệ);
• Xây dựng năng lực cá nhân (bao gồm tính linh hoạt, tự tin, tự lãnh đạo bản thân, khả năng ảnh hưởng và khuyến khích động viên cấp dưới, định hướng thành tích, khả năng thích ứng với sự thay đổi của môi trường và các tình huống, đạo đức kinh doanh và năng lực chính trị, khả năng phòng tránh rủi ro);

Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người

Con người luôn là nguồn lực quan trọng trong mỗi tổ chức. Mỗi cá nhân từ lãnh đạo cho tới toàn bộ đội ngũ nhân viên đều là một mắt xích tạo nên sự vận hành trơn tru của hệ thống. Do vậy, trong mọi hoạt động của doanh nghiệp luôn cần đến sự tham gia của mọi thành viên. Để nguyên tắc này đạt hiệu quả như mong đợi thì doanh nghiệp cần phải thực hiện một số yêu cầu sau:

• Môi trường làm việc cần được thiết lập sao cho có thể kích thích nhân viên phát triển và sử dụng tối đa các kỹ năng của mình.
• Thu hút nhân tài – Tập trung vào kinh nghiệm của ứng viên.
• chú trọng đào tạo và lắng nghe phản hồi, triển khai những khuôn mẫu làm việc mới trên quy mô lớn hơn. Hướng tiếp cận mới trong quản trị là phát triển hiệu suất làm việc của nhân viên và thay đổi văn hóa đoàn thể.

Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình

Để tổ chức hoạt động một cách trơn tru, hiệu quả thì xác định quy trình kinh doanh, sản xuất đóng vai trò tối quan trọng. Theo đó, doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch kiểm soát, đánh giá từ những khâu nhỏ nhất. Việc tuân thủ theo nguyên tắc này sẽ đảm bảo về kết quả của mỗi quá trình so với những dự định ban đầu. Đồng thời tránh các rủi ro có thể xảy ra và có những hành động khắc phục thích hợp.

Nguyên tắc 5: Cải tiến

Cải tiến luôn là mục tiêu hướng tới của các triết lý sản xuất tiên tiến, hiện đại, bao gồm cả hệ thống ISO 9001:2015. Với nguyên tắc này, doanh nghiệp có thể cải tiến về phương pháp quản lý, hoạt động cũng như cải tiến về công nghệ, trang thiết bị, nguồn nhân lực… không ngừng thay đổi, làm mới doanh nghiệp để cải thiện chất lượng sản phẩm cũng như đáp ứng nhu cầu ngày càng khắt khe của thị trường.

Nguyên tắc 6: Quyết định dựa trên bằng chứng

Việc phân tích thông tin, đưa ra các dữ liệu phân tích đáng tin cậy làm bằng chứng cho việc ra quyết định sẽ giúp nhà quản trị thực hiện các quyết định đúng đắn dễ dàng hơn. Việc xây dựng cơ sở cho quá trình ra quyết định dựa trên bằng chứng cũng giúp những quyết định quản trị có giá trị cao hơn, có độ tin cậy và hạn chế nhiều rủi ro. Ngoài ra, ra quyết định với nguyên tắc dựa trên bằng chứng cũng giúp tránh được các lựa chọn chủ quan dựa vào kinh nghiệm cá nhân, thiếu độ chắc chắn và có rủi ro cao.

Nguyên tắc 7: Quản lý các mối quan hệ

Một doanh nghiệp để phát triển, không chỉ quản trị tốt các mối quan hệ nội bộ mà còn phải biết xây dựng quan hệ bên ngoài tổ chức. Cụ thể:

• Đối với khách hàng, luôn phải chú trọng tới nhu cầu của họ cũng như tạo dựng mối quan hệ thân thiết giữa doanh nghiệp với khách hàng.
• Trong tổ chức, cần xây dựng một môi trường làm việc đoàn kết, có sự hợp tác giữa các bộ phận.
• Với các đối tác cần duy trì sự hợp tác trên tinh thần tự nguyện, luôn thực hiện đúng cam kết đã đề ra.
• Với đối thủ phải có sự cạnh tranh lành mạnh, nên tránh các xung đột gay gắt lẫn nhau.

Các bước để triển khai ISO 9001: 2015

●      Bước 1: Tìm hiểu kỹ càng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cũng như những yêu cầu cần nắm rõ trước khi tiến hành triển khai.

●      Bước 2: Đánh giá thực trạng doanh nghiệp. Từ đó xác định bài toán và thiết lập hệ thống chất lượng phù hợp nhu cầu tổ chức.

●      Bước 3: Thiết lập hệ thống (một cách chi tiết) về việc áp dụng ISO 9001:2015 của từng cấp bậc trong tổ chức.

●      Bước 4: Thiết lập quy trình triển khai theo sát hệ thống được thiết lập ở bước trước đó.  Đây là khâu quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp dành nhiều sức lực để thiết lập. Sau khi đã xác định được quy trình, tổ chức cần ban hành văn bản hoặc cẩm nang hệ thống chất lượng theo ISO 9001 dành riêng cho mình.

• Bước 5: Doanh nghiệp sẽ tiến hành áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9001:2015 trên toàn bộ quy mô tổ chức. Tại đây, các đơn vị cũng cần lưu ý việc nâng cao nhận thức của mọi cá nhân cũng như tổ chức các buổi đào tạo, hướng dẫn thực hiện… Có như vậy, doanh nghiệp mới đạt hiệu quả cao nhất khi triển khai mô hình ISO 901:2015.

●      Bước 6: Đánh giá việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 của chính doanh nghiệp dựa trên các tiêu chí, bao gồm:

–        Hệ thống chất lượng mà doanh nghiệp đề ra đã phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001 chưa?

–        Doanh nghiệp có nghiêm túc trong việc thực hiện không?

–        Các vấn đề mà tổ chức cần khắc phục.

Bước 7: Chuẩn bị cho việc đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001. Tại đây, doanh nghiệp không những phải chuẩn bị mọi nguồn lực trong trạng thái tốt và hiệu quả nhất mà còn phải tìm kiếm Tổ chức chứng nhận tiêu chuẩn ISO uy tín, nhiều kinh nghiệm.

Bước 8: Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá hệ thống chất lượng của doanh nghiệp và cung cấp

chứng nhận đạt hiệu quả.

Bước 9: Cam kết thực hiện và duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận. Bên cạnh đó, cần

cải tiến liên tục hệ thống mỗi khi kết quả không đạt mục tiêu kỳ vọng cũng như xảy ra các vấn đề.

Các lỗi thường gặp khi vận hành hệ thống ISO 9001:2015

Dù là một hệ thống cơ bản, đã được áp dụng phổ biến cho mọi loại hình doanh nghiệp và trên mọi lĩnh vực. Thế nhưng, nhiều đơn vị vẫn còn loay hoay trong việc ứng dụng hệ thống ISO 9001:2015 bởi một số lỗi cơ bản sau đây:

Lỗi thứ nhất: Ban quản trị thiếu sự đồng thuận trong việc triển khai hệ thống ISO 9001:2015. Các tổ chức cần lưu ý rằng, bên cạnh yêu cầu về chất lượng sản phẩm, sự cải tiến dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng… mỗi tiêu chuẩn ISO luôn cần đến vai trò định hướng của người lãnh đạo. Thiếu đi người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp khó có thể tận dụng mọi nguồn lực để lên kế hoạch, kiểm soát, cải tiến sản phẩm, dịch vụ và quy trình. Điều này khiến hệ thống ISO 9001:2015 không thể duy trì được trong lâu dài.

Lỗi thứ hai: Nhân viên không được đào tạo về việc ứng dụng ISO 9001:2015 cũng như không hiểu rõ bản chất và các yêu cầu quan trọng của hệ thống này. Điều này khiến tổ chức không thể áp dụng đúng, từ đó dẫn đến sự kém hiệu quả.

Lỗi thứ ba: Quy trình mà doanh nghiệp xác định vô cùng phức tạp và thiếu tính thực tế. Các công ty cần lưu ý, mọi hệ thống  ISO 9001 đều yêu cầu tổ chức phải tập trung vào kết quả và sự cải thiện.

Lỗi thứ tư: Doanh nghiệp chưa thấu hiểu khách hàng hoặc không thực sự hiểu nhu cầu của nó. Đây là bài toán khó đối với mọi tổ chức do sự chưa hiệu quả trong việc chăm sóc khách hàng.

Lỗi thứ năm: Còn vội vàng trong việc triển khai, dẫn đến gián đoạn các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp mong muốn sớm có được kết quả từ việc triển khai hệ thống ISO mà quên mất rằng đây là quy trình đòi hỏi việc thực hiện trong lâu dài.

Lỗi thứ sáu: Thiếu một chuyên gia để đồng hành trong việc xác định bài toán mà công ty bạn đang gặp phải.

Lỗi thứ bảy: Không có sự điều chỉnh khung quy trình áp dụng hệ thống chất lượng phù hợp với công ty. Thực tế, mỗi tổ chức lại có sự khác nhau về cơ cấu hoạt động, do vậy, không có khung hoạt động nào là giống nhau. Doanh nghiệp cần phải tập trung vào khó khăn mà mình đang gặp phải để xây dựng và phát triển hệ thống quản lý.

Áp dụng ISO 9001: 2015 mang lại lợi ích gì?

5.1. Đối với doanh nghiệp

Chứng nhận ISO 9001:2015 như một cam kết về chất lượng đối với doanh nghiệp trong việc cạnh tranh trên thị trường cũng như nâng cao cơ hội tham gia vào mạng lưới cung ứng quốc tế đang ngày càng rộng mở. Điều này được thể hiện thông qua các tiêu chí:

• Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 giúp hoạt động sản xuất của doanh nghiệp được kiểm soát và quản lý chặt chẽ.
• Việc ban hành những quy trình hướng dẫn công việc giúp công việc có tính chuẩn hóa cao và tránh được những sai sót cả chủ quan lẫn khách quan. Đây là động lực thúc đẩy người lao động không ngừng nỗ lực làm việc và cải thiện hiệu quả công việc để đáp ứng mục tiêu đã đề ra.
• Từ đó, mỗi công ty có thể hạn chế sai sót ở mức tối đa, gia tăng hiệu suất và liên tục cải tiến chất lượng. Kết quả là, lợi nhuận của chính doanh nghiệp sẽ được gia tăng.
• Đây còn là tiền đề, cơ sở cho doanh nghiệp có thể áp dụng thành công nhiều hệ thống quản trị tiên tiến, hiện đại khác.

5.2. Đối với khách hàng

Với sự cam kết về chất lượng, khách hàng sẽ cảm thấy yên tâm hơn trong việc lựa chọn mua hàng và sử dụng các dịch vụ mà công ty bạn cung cấp. Từ sự vững tin này, doanh nghiệp có thể duy trì mối quan hệ thân thiết cũng như mở rộng mạng lưới cung ứng thông qua chính khách hàng của mình.

Kết

Có thể thấy, hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 hiện nay được xem là một trong những giải pháp căn bản nhất, là nền tảng đầu tiên để nâng cao năng lực của bộ máy quản lý doanh nghiệp và tăng khả năng. Do vậy, nếu các công ty muốn cải tổ bộ máy của mình cũng như mong muốn áp dụng các hệ thống quản trị tiên tiến hơn như QMC thì việc nắm rõ mô hình ISO 9001:2015 là vô cùng cần thiết.